Firemní e-mail na vlastní doméně:
jak si ho zařídit

Firemní adresa není jen kosmetika. Když máte poštu na vlastní doméně, patří vám, ne poskytovateli. Můžete přidávat kolegy, převzít schránku po člověku, který odešel, a nikdo vám adresu nemůže vypnout. U volné adresy na Seznamu nebo Gmailu neplatí nic z toho.

Co k tomu potřebujete: dvě věci, ne jednu

Tohle je nejčastější nedorozumění. Firemní e-mail se skládá ze dvou samostatných věcí:

1. Doména. Adresa vaší firmy na internetu, například vasefirma.cz. Platí se ročně, běžně 200 až 400 Kč za .cz. Pokud máte web, doménu už skoro jistě máte.

2. Poštovní služba. To, co skutečně přijímá, ukládá a odesílá zprávy. Doména sama o sobě žádnou poštu neumí.

Důležité je, že obojí nemusí být od stejné firmy. Doménu můžete mít u jednoho poskytovatele a poštu úplně jinde. Propojí se nastavením jednoho záznamu, ke kterému se dostaneme níž.

Tři možnosti, ze kterých si vybíráte

Možnost 1: Schránka u poskytovatele domény nebo webhostingu

Nejjednodušší cesta. Skoro každý webhosting nabízí k doméně i schránky, často už v ceně hostingu. Ve správě hostingu si je založíte, nastavíte hesla a hotovo. Poštu čtete přes web nebo si ji nastavíte do Outlooku.

Cena: často zdarma k hostingu, jinak od 50 Kč měsíčně.

Výhody

• Nejlevnější varianta, u mnoha hostingů nic navíc neplatíte.
• Nastavení zvládnete sami během půl hodiny.
• Doména i pošta na jednom místě, u stejné firmy.

Nevýhody

• Kapacita schránky bývá malá, běžně jednotky gigabajtů. Firemní pošta s přílohami ji naplní dřív, než čekáte.
• Webová rozhraní hostingů bývají zastaralá a nepohodlná.
• Nemáte sdílený kalendář ani kontakty. Když si dva lidé potřebují vidět do diáře, nejde to.
• Chybí úložiště na soubory, takže si je dál budete posílat přílohou.
• Ochrana proti spamu bývá slabší.
• Zálohování většinou žádné. Když si smažete zprávu, je pryč.

Komu sedí: jednomu až dvěma lidem, kteří poštu jen čtou a odepisují a nic dalšího nepotřebují.

Možnost 2: Microsoft 365

Nejčastější volba firem, které pracují na Windows a v Office. Kromě pošty dostanete úložiště na soubory (OneDrive), sdílené týmové složky (SharePoint), kalendáře a Teams. Všechno propojené a synchronizované mezi počítačem, mobilem a webem.

Cena: od 269 Kč za uživatele a měsíc. Plány se ale liší víc, než se na první pohled zdá:

Tohle vám ušetří peníze: pokud už máte koupený Office s trvalou licencí (2021 nebo 2024), stačí vám Business Basic. Word, Excel a Outlook, které máte, fungují dál a připojíte je k nové schránce. Platíte za schránku a úložiště, ne za programy podruhé. Mezi Basic a Standard je zhruba stokoruna rozdílu měsíčně, takže se to vyplatí vědět dřív než po podpisu.

U Office 2019 a starších to funguje také, ale Microsoft jejich podporu postupně omezuje. Počítejte s tím, že je jednou budete muset vyměnit.

Výhody

• Velká schránka (50 GB a víc) a úložiště na soubory (1 TB na osobu).
• Sdílené složky, kalendáře a kontakty pro celý tým.
• Silná ochrana proti spamu a podvodným zprávám.
• Soubory dostupné z mobilu, což ocení každý, kdo pracuje v terénu.
• Smazaný soubor se dá obnovit, u pošty i u dokumentů.
• Přidání nového zaměstnance je otázka minut.

Nevýhody

• Platí se za každého uživatele každý měsíc, navždy.
• Nastavení je složitější a je v něm víc míst, kde se dá udělat chyba.
• Prostředí je rozsáhlé a bez zaškolení z něj tým využije zlomek.
• Pokud opravdu chcete jen schránku, platíte za spoustu věcí, které nepoužijete.

Komu sedí: týmům od tří lidí, které si potřebují předávat soubory a vidět si do kalendářů. A všem, kdo už žijí v Excelu a Wordu.

Možnost 3: Google Workspace

Obdoba od Googlu, postavená kolem Gmailu a Disku. Stejný princip, jen v jiném prostředí. Pošta vypadá a chová se jako Gmail, jen na vaší doméně.

Cena: od cca 160 Kč za uživatele a měsíc za nejnižší plán (Starter), plán Standard vychází na 410 Kč s DPH.

Výhody

• Nejlepší současná práce více lidí na jednom dokumentu. Vidíte se navzájem psát.
• Rozhraní zná skoro každý, protože Gmail používá soukromě.
• Nastavení je jednodušší než u Microsoftu.
• Výborné vyhledávání v poště.

Nevýhody

• Tabulky a dokumenty Googlu nejsou plnohodnotná náhrada Excelu a Wordu. U složitějších tabulek s makry narazíte.
• Když má firma koupený Office, platí vedle sebe dvě věci.
• Práce s dokumenty offline je slabší.

Komu sedí: týmům, které pracují hlavně v prohlížeči a nemají složité tabulky.

Rychlé srovnání

Ceny jsou orientační k létu 2026 a mění se. Ověřte si aktuální stav u poskytovatele.

Šest chyb, které vidíme nejčastěji

• Změna doručování dřív, než jsou schránky hotové. Pošta začne chodit do prázdna a odesílatelům se vrátí chyba.
• Vynechané zabezpečení proti zneužití adresy. Pošta funguje, jen o ní nikdo neví, protože končí ve spamu. Přijde se na to obvykle až po týdnech.
• Doména registrovaná na dodavatele, ne na firmu. Zjistí se to ve chvíli, kdy s ním chcete přestat spolupracovat.
• Zrušená stará schránka hned první den. Přijdete o poštu, která byla na cestě.
• Nikdo neví, jak to používat. Systém se nastaví, tým se k němu nedostane a po dvou týdnech se všichni vrátí ke starým zvykům.
• Jedna společná schránka pro celou firmu. Funguje, dokud jste dva. Pak nikdo neví, kdo co vyřídil.

Zvládnete to sami?

Ve spoustě případů ano, a nebudeme tvrdit opak.

Zvládnete sami, pokud jste jeden nebo dva, máte přístup do správy domény a spokojíte se se schránkou u hostingu. Založení účtu a schránky zvládnete sami za odpoledne.

Rozmyslete si to, pokud platí aspoň dvě z těchto věcí:

• Je vás víc než tři a každý potřebuje vlastní adresu i přístup ke sdíleným souborům.
• Máte roky staré archivy pošty, o které nechcete přijít.
• Adresa běží na doméně někoho jiného a potřebujete se odstěhovat bez ztráty kontaktů.
• Nikdo ve firmě si netroufá sáhnout na nastavení domény.
• Potřebujete, aby to fungovalo od pondělí a nemůžete si dovolit výpadek.

V takové situaci je nejdražší položkou váš čas a riziko, že vám mezi jednotlivými kroky vypadne pošta.

Přechod na Microsoft 365 na klíč

Nejčastěji nás volají firmy, které poštu někde mají, ale narazily na její strop. Schránka u hostingu je plná, tým si posílá soubory přílohami a nikdo nevidí druhému do kalendáře.

Co uděláme:

• Napojíme vaši doménu a nastavíme všechno potřebné pro spolehlivé doručování pošty.
• Vybereme a pořídíme tarif, který odpovídá tomu, co skutečně potřebujete. Když už máte Office, neplatíte za něj znovu.
• Založíme schránky a účty všem v týmu.
• Postavíme sdílené složky podle toho, jak firma opravdu pracuje.
• Přeneseme starou poštu, kontakty i kalendáře.
• Nastavíme všechna zařízení včetně mobilů a podpisů.
• Zaškolíme tým. Nejčastější důvod, proč nový systém nechytne, není technika, ale to, že se v něm nikdo nevyzná.

Doménu si klidně zaregistrujte sami. Je to otázka pár minut a ročně stojí pár stovek, takže na tom není co komplikovat. Pokud se do toho ale pouštět nechcete, zařídíme ji za vás a napíšeme ji na vaši firmu.

Děláme to pro živnostníky a firmy zhruba do deseti lidí, které nemají vlastního IT správce.

Podívat se na IT služby pro firmy →